Ein Verpflegungsmehraufwand ist ein Teil der Kosten, die ein Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit verursacht. Dazu zählen die Verpflegungskosten, die unter anderem auf Lebensmittel anfallen. Im Rahmen einer Auswärtstätigkeit muss sich ein Arbeitnehmer um die notwendige Reiseverpflegung kümmern, die er von seinem Arbeitgeber zurückerstattet bekommt. Hierfür wurden bestimmte Vorschriften geschaffen, damit der Verpflegungsmehraufwand auch korrekt verbucht wird. Bei vielen international agierenden Unternehmen kommt es nicht selten zu sehr hohen Reisekosten, zu denen auch ein ausreichender Verpflegungsaufwand gehört. Eine Geschäftsreise von Deutschland nach China oder in die USA kann schon einmal mehrere Wochen dauern, bis die Verhandlungen erfolgreich abgeschlossen sind. In dieser Zeit erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber die finanziellen Mittel, damit der Angestellte rundum versorgt ist. Die Verpflegung spielt hierbei eine entscheidende Rolle, die je nach Dauer des Seminars oder sonstiger Auswärtstätigkeit unterschiedlich hoch ausfallen kann. Innerhalb von Deutschland gilt ein bestimmter Pauschaltarif, der nach einem festgelegten Zeitablauf funktioniert. Ab dem 01.01.2014 bekommt der Arbeitnehmer einen pauschalen Betrag, der ab einer Abwesenheitsdauer von acht Stunden ausgezahlt wird.
Die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands im Überblick
Es gibt insgesamt drei Stufen, die für die Abrechnung eines Verpflegungsmehraufwands innerhalb Deutschlands benötigt werden. Ab einer Dauer von acht Stunden Auswärtstätigkeit werden dem Angestellten sechs Euro gutgeschrieben. Bei einem Aufenthalt von mindestens 12 bzw. 24 Stunden sind 12 sowie 24 Euro fällig, die der Arbeitgeber zu leisten hat. Im Gegensatz zu anderen Reisekosten wird die Berechnung nicht über Zahlungsbeläge vorgenommen, sondern ist mit einem fixen Betrag geregelt. Dies vereinfacht die Erstellung eines Kostenplans für einen Verpflegungsmehraufwand, den das Unternehmen aufstellen muss. Im Ausland gelten je nach Reiseziel unterschiedliche Pauschaltarife, die in zwei Kategorien aufgeteilt sind. Falls ein Arbeitnehmer zum Beispiel mehr als 14 und weniger als 24 Stunden in Italien unterwegs ist, so bekommt er eine Aufwandsentschädigung von 23 Euro. Bei einer Dauer von mindestens 24 Stunden werden 34 Euro fällig. Die Höhe des Betrages für einen Auslandsaufenthalt richtet sich nach den Lebensstandards der jeweiligen Nation, der sich teilweise stark unterscheidet. In Dänemark erhält der Arbeitnehmer für den gleichen Zeitraum, den er in Italien verbracht hat, eine Zahlung von 40 bzw. 60 Euro.