Schnittstellen-Management
Das Schnittstellen-Management beschäftigt sich mit der Frage, wie die Kommunikation verschiedener Teilbereiche innerhalb eines Unternehmens optimiert werden kann. Oft ist es schwierig, zu garantieren, dass Informationen vollständig und rechtzeitig von einer Abteilung eines Unternehmens zu einer anderen gelangen. Besonders, wenn die verschiedenen Teilbereiche nicht auf engem Raum nah beieinander liegen, sondern in verschiedenen Gebäuden, Städten oder gar Ländern, ist das eine Schwierigkeit. Auch Mitarbeiter im Homeoffice stellen eine Besonderheit dar. Doch selbst, wenn alle Abteilungen dicht beieinander liegen, geht durch den Transport von Informationen gegebenenfalls wertvolle Arbeitszeit verloren. Im schlimmsten Fall kommen wichtige Informationen zu spät bei der empfangenden Abteilung an, was Verzögerungen oder Fehler zur Folge haben kann.
Lösungen zur Optimierung der Kommunikation
Damit der Austausch zwischen verschiedenen Teilbereichen eines Unternehmens reibungslos funktioniert, gibt es verschiedene Lösungsansätze. Durch elektronische Datenübermittlung lässt sich natürlich schon viel gewinnen. Daher können Informationen beispielsweise telefonisch oder per E-Mail weitergegeben werden, was jedoch bei komplexen Sachverhalten oder visuellen Erklärungen eine sehr ungünstige Variante ist. Vielversprechender ist da ein Intranet, also ein geschütztes System, auf das jeder Teilbereich des Unternehmens zugreifen kann, um stets jeweils aktuelle Informationen zu allen Projekten abrufen zu können. Allerdings kann kein Mitarbeiter kontinuierlich das Intranet im Auge behalten, weswegen zumindest eine sofortige Information erfolgen muss, dass sich etwas geändert hat. Auch hier bleibt problematisch, dass diese Änderungen jemand vornehmen und die Information jemand weitergeben muss.
Zunehmend werden jedoch für das Schnittstellen-Management neue Positionen geschaffen. In der Regel werden diese mit Personen besetzt, die sich in beiden Abteilungen des Unternehmens auskennen, zwischen denen die jeweilige Schnittstelle besteht. Dies hat den Vorteil, dass sie nicht nur Informationen weitergibt, sondern diese auch versteht und ohne großen Aufwand und zeitraubendes Hin und Her Rückfragen beantworten kann. So kann sichergestellt werden, dass die Informationen nicht nur zeitnah und umfassend weitergegeben, sondern auch richtig und vollständig vom Empfänger verstanden werden.