Reisekostenersatz in der Wirtschaft
Bei beruflich auswärts stattfindender Arbeitstätigkeit wird der Begriff Reisekostenersatz definiert. Dabei werden unter Reisekosten alle Ausgaben, die durch eine Reisetätigkeit entstehen, wie zum Beispiel die Transportkosten, eine benötigte Übernachtung oder Verpflegung, verstanden. Hierzu zählen ebenfalls die Reisenebenkosten oder die Aufwendungen für einen Mietwagen. Zu den Nebenkosten einer Reise können beispielsweise eventuelle Mautgebühren, die Kosten für die Garage oder Parkplätze, die Gepäckaufbewahrung oder berufliche Telefongespräche gehören. Ebenso können benötigte Straßenkarten oder Verbrauchsmittel geltend gemacht werden.
In Bezug auf den Reisekostenersatz gibt es verschiedene gesetzliche Regelungen, die ständig aktualisiert werden. So kann der Ersatz in Tarifverträgen betrieblich geregelt oder zu einem festgelegten Betrag vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Damit können diese nicht mehr als Werbungskosten ersetzt werden. Eine andere Form der Erstattung von Reisekosten sind die Diäten. Damit werden festgelegte Tagessätze, zum Beispiel im öffentlichen Dienst, bezeichnet, die für eine Reise vorgesehen sind. Die Höhe ist dabei häufig von örtlichen Erfahrungswerten oder der dienstlichen Position abhängig.
Berechnung des Ersatzes von Reisekosten
Bei der Berechnung werden in den meisten Fällen die Fahrtkosten, die Aufwendungen für eine Übernachtung sowie die Verpflegungskosten einbezogen. Neben den öffentlichen Transportmitteln können ebenfalls die gefahrenen Kilometer mit einem Fahrzeug verrechnet werden. Für Flugreisen sind häufig auch Verrechnungsschlüssel vorhanden. Sind die Kosten sehr hoch, dann ist häufig ein Reisekostenzuschuss vor dem Antritt einer Dienstreise möglich. Für Mitarbeiter im öffentlichen Dienst gilt das Bundesreisekostengesetz. Auch freiberuflich tätige Personen können anfallende Reisekosten durch eine gesetzlich geregelte Gebührenordnung ersetzt bekommen.
Bei der Erstattung von Reisekosten kann der Arbeitgeber in der Regel die Höhe des Ersatzes festlegen. Damit muss dieser ebenfalls die daraus resultierenden Verhältnisse, wie zum Beispiel eingeschränkte Fahrzeiten, in Kauf nehmen. Eine Dienstreise oder auswärtige Tätigkeit kann in Deutschland nicht länger als drei Monate anerkannt werden. Danach gilt der Ort als neue Arbeitsstätte. Auch für Dienstreisen im Ausland gelten gesonderte Regelungen.