Das Pflichtenheft ist ein wichtiger Vertragsbestandteil
Im Projektmanagement ist das Pflichtenheft nicht wegzudenken. In diesem Heft werden Sollkriterien und Musskriterien eines Projekts oder eines Auftrags fixiert. Die Anforderungen, die der Auftragnehmer beziehungsweise der Projektleiter einzuhalten hat, werden detailliert festgehalten. Früher wurden diese Aufzeichnungen tatsächlich handschriftliche in einem Heft oder Buch dokumentiert. Seit Einzug der EDV sind die handschriftlichen Aufzeichnungen nicht mehr aktuell. Trotzdem spricht man noch heute von einem Pflichtenheft, das auch Vertragsbestandteil im Projektmanagement oder bei anderen ähnlich gelagerten Aufgabenstellungen ist. Die Anforderungen an den Auftragnehmer (Projektleiter) werden akribisch genau festgehalten. Je genauer die Absprache und deren Aufzeichnung erstellt wird, desto weniger kommen eines Tages Fragen wegen eventueller Nichterfüllung einiger Vertragsbestandteile auf. Das alte Sprichwort „wer schreibt, der bleibt“ ist nicht von der Hand zu weisen. Die Beweislast, bei mündlich getätigten Vereinbarungen, ist um ein Vielfaches größer, als wenn alles schriftlich dokumentiert wurde.
Schriftlich ist besser als mündlich
In einem Pflichtenheft können nicht alle Eventualitäten festgehalten werden, die während der Projektphase auftreten könnten. In jedem Projekt wird während der Laufzeit eine Vielzahl von Unbekannten auftreten. Wenn aber beispielsweise schon ein Rahmenterminplan festgeschrieben und geregelt wurde, wie die Vergütung erfolgt, wenn dieser Terminplan aus Gründen, die durchaus höherer Gewalt unterliegen können, nicht gehalten wird, zahlt sich schon in diesem Fall die Führung eines Pflichtenheftes aus. Generell zu unterscheiden sind Soll- und Musskriterien. Ziele, die unbedingt erfüllt werden müssen und Ziele, die möglichst erfüllt werden sollten. Je detaillierter das Heft beziehungsweise das Anlagenkonvolut zu einem Vertrag ausgearbeitet wurde, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass während der Projektphase Unstimmigkeiten aufkommen. Selbst bei einem Streitfall würde das Pflichtenheft als Beweismittel herangezogen werden können. Solch ein Heft gehört zu den wesentlichen Bestandteilen eines jeden Vertrags. Die Wichtigkeit des Pflichtenheftes sollte von keinem Projektleiter unterschätzt werden. Diese wichtige Unterlage regelt von der ersten Sekunde an die Rechte und Pflichten der beteiligten Parteien.