Ein Ablage- oder Ordnungssystem beschreibt die Art und Weise, wie Dokumente und Dateien in einem Büro oder auf einem Computer organisiert werden. Ablage- und Klassifizierungssysteme lassen sich in drei Haupttypen einteilen: alphabetisch, numerisch und alphanumerisch. Jede dieser Arten von Ablagesystemen hat je nach den eingereichten und klassifizierten Informationen Vor- und Nachteile. Ein effektives Klassifizierungs- und Ablagesystem zur Organisation von Dokumenten und Dateien verwendet den logischsten, praktischsten und flexibelsten Systemtyp für die betreffenden Informationen.
Alphabetische Ablagesysteme
Alphabetische Ablagesysteme klassifizieren Informationen nach Themen und legen die Themenbezeichnungen in alphabetischer Reihenfolge fest. Verwandte Themen werden in diesem System nicht zusammengehalten. Normalerweise ist diese Art von Ordnungssystem am besten geeignet, wenn kleine Informationsmengen beteiligt sind. Diese Art von Ablage- und Klassifizierungssystem wird manchmal auch als Wörterbuchsystem bezeichnet. Wenn persönliche Dokumente nach Namen abgelegt werden, werden in der Regel die Nachnamen als primärer Sortierer verwendet, wobei Vornamen nur bei identischen Nachnamen verwendet werden. In einem Ablage- und Klassifizierungssystem des Enzyklopädietyps werden Informationen zunächst nach allgemeinen Kategorien unterteilt, wobei die Unterkategorien in alphabetischer Reihenfolge angeordnet werden. Eine Unterkategorie des Enzyklopädie-Ablagesystems ist das alphabetisch-geografische Ablagesystem. In einem geografischen Ablagesystem sind die Hauptkategorien nach Standorten unterteilt.
Numerische Ablagesysteme
Gerade numerische Ablage- und Klassifizierungssysteme sind sehr einfach zu verwenden, da sie im Allgemeinen bei der Nummer eins beginnen und jede Datei mit der nachfolgenden Nummer kennzeichnen. Die Verwendung dieses Systemtyps ist jedoch begrenzt, da häufig ein Index erforderlich ist, damit Benutzer die gesuchten Dateien finden können. In numerischen Duplex-Ablagesystemen erhalten Dateien numerische Beschriftungen mit mehreren beteiligten Nummernsätzen. Diese Art von Ablagesystem kann auch große Datenmengen verarbeiten. Eine weitere Unterkategorie von numerischen Ablagesystemen sind chronologische Systeme, bei denen die Dokumente und Dateien nach Datum geordnet sind. In alphanumerischen Ablagesystemen werden Informationen in einem enzyklopädischen System nach Kategorien klassifiziert, wobei jedoch sowohl Buchstaben als auch Zahlen zur Bezeichnung von Kategorien verwendet werden.