Was genau sind Büroprozesse?
Büroprozesse bezeichnen alle administrativen Arbeiten der Unternehmensprozesse, in denen die Unternehmensaufgabe realisiert wird. Im Unterschied zu den Produktionsprozessen, die ein Produkt/Dienstleistung produzieren oder zu den kunden- und leistungsbezogenen Prozessen, die einen direkten Bezug zum Kunden aufweisen, überwiegt bei den Büroprozessen die geistige Zielsetzung. Dabei handelt es sich meist um vollziehende oder um dispositive Tätigkeiten. Unter dem Begriff Büroprozesse (administrative Prozesse) werden beispielsweise Planung und Überwachung des gesamten betrieblichen Geschehens, Verwaltungstätigkeiten, Steuerungstätigkeiten und Kontrolltätigkeiten sowie Prozesse im Personalmanagement und Informationsprozesse zusammengefasst. Das Ergebnis der Büroprozesse wird Büroprodukt genannt. Sie stehen, im Unterschied zu dem Arbeitsobjekt der Produktionsprozesse (Werkstücken), keiner Marktnachfrage gegenüber und die Informationen können aus verschiedenen Quellen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zusammengetragen und kombiniert werden. Die Arbeitsobjekte der Büroprozesse sind daher Informationen und Kommunikation.
Ablauf der Erstellung von Büroprodukten
Beispiele für Büroprodukte sind unter anderem die Erstellung von Angeboten für Kunden, die Erstellung von Dokumentationen, die Auslösung einer Materialbestellung durch den Einkauf, Berichte über die Effizienz von Distributionskanälen sowie Aktionspläne für die Markteinführung von neuen Produkten. An ihrer Herstellung sind meist mehrere Abteilungen innerhalb des Unternehmens beteiligt und erfordert daher auch ein Vielfaches an Kommunikation. Ein großer Teil des Fokus bei der Erstellung der Büroprodukte liegt, vergleichbar mit den unternehmerischen Zielsetzungen in der Fertigung, auf der Verkürzung der Durchlaufzeit, um möglichst marktnah und kundengerecht reagieren und Kosten senken zu können. Die Verkürzung der Durchlaufzeit von Büroprodukten lässt sich durch die Verkürzung ihrer jeweiligen Bestandteile erreichen, die sich zusammen aus den Komponenten der Zeit für Bearbeitung, Transport und Lagerung ergeben. Das Ganze ähnelt sehr dem Zeitgliederungsschema und der Verkürzung der Durchlaufzeit eines Auftrages in der Produktion. Darüber hinaus müssen die Transport- und Liegezeiten als zusätzliche Zeitelemente über die Bearbeitungszeit hinaus berücksichtigt werden, da sie ablaufbedingt sind.