Betriebsanweisung selbst erstellen

Betriebsanweisungen sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern ein zentraler Bestandteil des Arbeitsschutzes. Doch wie erstellt man sie effizient und korrekt? In diesem Beitrag erfahren Sie, wann eine Betriebsanweisung verpflichtend ist, wer die Verantwortung trägt – und welche Tools und Vorlagen Sie dabei wirksam unterstützen. Besonders praktisch: Unsere praxiserprobten Muster von vorlagen.de bieten Ihnen einen schnellen und professionellen Einstieg.

Betriebsanweisung selbst erstellen

• Eine Betriebsanweisung ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt Beschäftigte vor Gefährdungen am Arbeitsplatz.
• Sie basiert u. a. auf dem Arbeitsschutzgesetz, der GefStoffV, der BetrSichV und den Technischen Regeln (z. B. TRGS 555).
• Der Inhalt muss strukturiert, verständlich und auf die konkrete Tätigkeit oder Gefährdung zugeschnitten sein.
• Vorlagen sind hilfreich, müssen aber immer betriebsbezogen ergänzt und regelmäßig aktualisiert werden.
• Die Inhalte müssen den Mitarbeitenden erklärt, regelmäßig geschult und dokumentiert werden.
• Mit praxiserprobten Mustern gelingt die Erstellung schnell, rechtssicher und professionell.

Was ist eine Betriebsanweisung?

Eine Betriebsanweisung ist ein verbindliches, schriftlich fixiertes Dokument, das Beschäftigte über Gefährdungen am Arbeitsplatz sowie über das richtige Verhalten im Umgang mit Arbeitsmitteln, Gefahrstoffen oder bestimmten Tätigkeiten informiert. Sie dient als zentrale Maßnahme zur Umsetzung der betrieblichen Arbeitsschutzorganisation und ist ein Instrument zur präventiven Unfallvermeidung.

Betriebsanweisungen enthalten konkrete Anweisungen, die sich auf einzelne Tätigkeiten, Arbeitsmittel, Maschinen, Gefahrstoffe, biologische Arbeitsstoffe oder auch auf den Umgang mit elektrischen Anlagen beziehen. Die Inhalte orientieren sich dabei stets an der Gefährdungsbeurteilung, den geltenden Vorschriften und technischen Regeln, wie z. B. der TRGS 555 (Technische Regeln für Gefahrstoffe – Betriebsanweisungen und Information der Beschäftigten).

Ziel der Betriebsanweisung ist es, Beschäftigte vor gesundheitlichen Schäden zu schützen, Unsicherheiten im Arbeitsablauf zu vermeiden und für ein einheitliches Sicherheitsverständnis im Betrieb zu sorgen. Sie muss leicht verständlich, gut lesbar und jederzeit zugänglich sein.

Abgrenzung zu anderen Dokumenten

Betriebsanweisungen werden häufig mit ähnlichen Dokumenten verwechselt – etwa mit Sicherheitsdatenblättern oder Gefährdungsbeurteilungen. Dabei verfolgen diese Unterlagen unterschiedliche Ziele:

• Sicherheitsdatenblatt (SDB):
  Es richtet sich vorrangig an den Arbeitgeber und enthält umfassende Informationen des Herstellers zu einem Gefahrstoff – u. a. Zusammensetzung, physikalische Eigenschaften, toxikologische Daten und Entsorgungshinweise. Das SDB bildet die fachliche Grundlage zur Erstellung einer Betriebsanweisung, ersetzt sie aber nicht.
  
• Gefährdungsbeurteilung:
  Sie ist ein übergeordnetes Instrument zur Ermittlung und Bewertung von Gefahren am Arbeitsplatz. Aus der Gefährdungsbeurteilung ergibt sich, ob und in welchem Umfang eine Betriebsanweisung erforderlich ist. Sie ist also Ausgangspunkt und Begründung für die Betriebsanweisung, nicht deren Ersatz.
  
• Unterweisung:
  Die Unterweisung ist ein mündlicher Informations- und Schulungsprozess, bei dem die Inhalte der Betriebsanweisung praxisnah vermittelt werden. Die Betriebsanweisung ist somit ein Werkzeug innerhalb der Unterweisung, nicht deren Ersatz.

Kurz gesagt:
Die Betriebsanweisung ist das zentrale, auf den jeweiligen Arbeitsplatz angepasste Handlungsdokument für die Beschäftigten, während Sicherheitsdatenblätter und Gefährdungsbeurteilungen eher Planungs- und Informationsgrundlagen für die Arbeitgeberseite sind.

Gesetzliche Grundlagen

Die Pflicht zur Erstellung einer Betriebsanweisung ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen und Verordnungen, die den Arbeitsschutz regeln. Besonders relevant sind:

• § 9 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG):
  Arbeitgeber sind verpflichtet, Maßnahmen zu treffen, damit Beschäftigte bei ihrer Arbeit keinen Gefährdungen ausgesetzt sind. Dazu gehört auch, die Beschäftigten über Sicherheits- und Gesundheitsschutzaspekte zu informieren – u. a. durch Betriebsanweisungen.
  
• § 14 Gefahrenstoffverordnung (GefStoffV):
  Für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ist eine schriftliche Betriebsanweisung zwingend vorgeschrieben. Sie muss auf Basis des Sicherheitsdatenblattes erstellt werden und alle erforderlichen Schutzmaßnahmen sowie das Verhalten im Notfall beinhalten.
  
• § 12 Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV):
  Wenn Beschäftigte mit Arbeitsmitteln (z. B. Maschinen, Werkzeuge, Geräte) umgehen, die Gefährdungen hervorrufen können, ist der Arbeitgeber verpflichtet, geeignete Schutzmaßnahmen zu treffen – dazu zählt auch die Betriebsanweisung.
  
• TRGS 555 (Technische Regeln für Gefahrstoffe):
  Diese Regel konkretisiert die GefStoffV und stellt klar, wann und wie Betriebsanweisungen zu erstellen sind. Sie dient als wichtige Orientierungshilfe für den rechtssicheren Umgang mit Gefahrstoffen.
  

Wichtig: Die Betriebsanweisung ist nicht nur rechtliche Pflicht, sondern auch Beleg dafür, dass der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nachkommt.

Wann muss eine Betriebsanweisung erstellt werden?

Eine Betriebsanweisung ist immer dann erforderlich, wenn von einer Tätigkeit oder einem Arbeitsmittel eine gesundheitliche Gefährdung, Verletzungsgefahr oder ein Sicherheitsrisiko ausgeht. Typische Fälle sind:

• Tätigkeiten mit Gefahrstoffen:
  z. B. Lösungsmittel, Reinigungsmittel, Farben, Desinfektionsmittel
• Umgang mit biologischen Arbeitsstoffen:
  z. B. Schimmelpilze, Viren, Bakterien im Labor oder Gesundheitswesen
• Arbeiten an Maschinen und Anlagen:
  z. B. Pressen, Bohrmaschinen, CNC-Fräsen, Transportbänder
• Elektrische Betriebsmittel oder Hochspannungstechnik:
  z. B. Instandhaltung von Schaltschränken oder Arbeiten unter Spannung
• Lärm-, Hitze-, Explosions- oder Brandgefährdungen:
  z. B. beim Schweißen, Löten oder beim Arbeiten mit offenem Feuer
• Tätigkeiten mit Absturzgefahr oder schwerem Heben:
  z. B. im Hochbau, bei Wartungsarbeiten auf Dächern oder im Lager

Dabei gilt der Grundsatz: Je höher das Risiko, desto detaillierter und verbindlicher muss die Betriebsanweisung sein.

Wer ist für die Betriebsanweisung verantwortlich?

Die Verantwortung zur Erstellung, Pflege und Bereitstellung der Betriebsanweisung liegt ausschließlich beim Arbeitgeber. Er kann sich hierbei durch Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragte oder Betriebsärzte unterstützen lassen – die rechtliche Verantwortung bleibt jedoch bei ihm.

Konkret bedeutet das:

• Arbeitgeber:
  Trägt die Gesamtverantwortung, muss sicherstellen, dass Betriebsanweisungen vorhanden, korrekt und aktuell sind.
• Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa):
  Unterstützt bei der Erstellung und Prüfung der Inhalte.
• Betriebsarzt:
  Berät hinsichtlich gesundheitlicher Risiken und Schutzmaßnahmen.
• Vorgesetzte:
  Müssen die Betriebsanweisungen im Alltag anwenden und auf Einhaltung achten.
• Beschäftigte:
  Sind verpflichtet, sich an die Anweisungen zu halten. Die Kenntnisnahme muss dokumentiert werden, z. B. durch eine Unterweisung.

Diese Inhalte gehören in jede Betriebsanweisung

Eine Betriebsanweisung muss klar strukturiert, verständlich und vollständig sein – schließlich richtet sie sich direkt an die Beschäftigten, die täglich mit den beschriebenen Tätigkeiten, Stoffen oder Geräten umgehen. Der Aufbau folgt in der Praxis einem festen Schema, das sich bewährt hat und in technischen Regeln wie der TRGS 555 konkretisiert wird.

Typischer Aufbau einer Betriebsanweisung

• Bezeichnung des Arbeitsmittels, Gefahrstoffs oder der Tätigkeit
• Anwendungsbereich – wo, wann und von wem wird sie verwendet?
• Gefahren für Mensch und Umwelt
• Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
• Verhalten im Gefahrenfall oder Notfall
• Erste-Hilfe-Maßnahmen
• Entsorgung, Reinigung und Aufbewahrung
• Datum, Ersteller und Freigabe durch den Arbeitgeber

Diese Gliederung sorgt dafür, dass Beschäftigte die relevanten Informationen auf einen Blick erfassen können. Die Sprache sollte einfach, eindeutig und ohne unnötige Fachbegriffe sein.

Gesetzlich vorgeschriebene Pflichtinhalte

Damit eine Betriebsanweisung den rechtlichen Anforderungen entspricht und tatsächlich zur Arbeitssicherheit beiträgt, dürfen folgende Inhalte nicht fehlen:

• Gefahrenbeschreibung:
  z. B. Hautkontakt, Einatmen gefährlicher Dämpfe, Stromschlag, Schnitt- oder Quetschgefahr, Absturzrisiko
• Schutzmaßnahmen:
  z. B. Tragen von PSA wie Handschuhen, Schutzbrille, Atemschutz, Gehörschutz
• Verhaltensregeln im Arbeitsalltag:
  z. B. Einhaltung bestimmter Arbeitsabläufe, Bedienung nur nach Einweisung, regelmäßige Lüftung, Kontakt mit bestimmten Stoffen vermeiden
• Verhalten im Notfall:
  z. B. Not-Aus betätigen, Bereich räumen, Ersthelfer oder Feuerwehr verständigen
• Erste Hilfe:
  z. B. Augen ausspülen, kontaminierte Kleidung entfernen, Arzt informieren
• Entsorgung:
  z. B. von Reststoffen, Reinigungsmitteln oder kontaminierten Materialien gemäß GefStoffV oder internen Vorschriften

Nur wenn alle relevanten Punkte klar und nachvollziehbar enthalten sind, erfüllt die Betriebsanweisung ihre Schutzfunktion – und die gesetzlichen Vorgaben.

Farbgebung und Symbolik nach Gefährdungsart

Zur schnellen Orientierung wird jede Betriebsanweisung farblich gekennzeichnet, je nachdem, um welche Art von Gefährdung es sich handelt. Diese Farbgebung ist bundesweit einheitlich und hat sich in der Praxis etabliert:

Gefährdungsart	Farbe der Betriebsanweisung
Gefahrstoffe	Orange
Biologische Arbeitsstoffe	Grün
Maschinen / technische Geräte	Blau
Elektrische Gefährdung	Gelb
Arbeitsverfahren (z. B. Schweißen, Heben)	Grau

Zusätzlich enthalten Betriebsanweisungen Piktogramme und Warnsymbole, die auf bestimmte Gefahren (z. B. explosionsgefährlich, gesundheitsschädlich) hinweisen. Diese Symbole müssen den Vorgaben der CLP-Verordnung (Kennzeichnung von Chemikalien) bzw. der DIN EN ISO 7010 entsprechen.

Ziel ist es, dass selbst Beschäftigte mit wenig Deutschkenntnissen durch die visuelle Gestaltung zentrale Informationen erfassen können – also mehr Sicherheit durch Wiedererkennung.

In 8 Schritten zur eigenen Betriebsanweisung

Eine Betriebsanweisung selbst zu erstellen ist mit dem richtigen Vorgehen auch für kleine Betriebe gut machbar. Wichtig ist dabei, strukturiert vorzugehen und alle rechtlichen Vorgaben zu beachten. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei:

1. Tätigkeit oder Gefährdung identifizieren
   Definieren Sie genau, für welche Tätigkeit, welchen Gefahrstoff oder welches Arbeitsmittel die Betriebsanweisung erstellt werden soll.
   
2. Rechtliche Grundlagen prüfen
   Welche Vorschriften greifen? Lesen Sie ggf. die entsprechenden Paragraphen in der GefStoffV, BetrSichV oder den TRGS.
   
3. Gefährdungsbeurteilung heranziehen
   Nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer Gefährdungsbeurteilung als Grundlage für die Inhalte der Betriebsanweisung.
   
4. Inhalte strukturieren und formulieren
   Gliedern Sie die Betriebsanweisung nach dem standardisierten Aufbau: Gefahren, Schutzmaßnahmen, Verhalten im Notfall, Erste Hilfe, Entsorgung usw. Verwenden Sie eine einfache, klare Sprache.
   
5. Piktogramme und Symbole einfügen
   Nutzen Sie standardisierte Warnzeichen und Gefahrensymbole, z. B. aus der CLP-Verordnung oder der ISO 7010.
   
6. Gestaltung und Farbe anpassen
   Wählen Sie die passende Farbkennung nach Gefährdungsart (z. B. Orange für Gefahrstoffe).
   
7. Freigabe durch Verantwortliche
   Lassen Sie die Betriebsanweisung von der zuständigen Fachkraft für Arbeitssicherheit oder dem Arbeitgeber prüfen und offiziell freigeben.
   
8. Mitarbeiter unterweisen und dokumentieren
   Unterweisen Sie die betroffenen Beschäftigten anhand der Betriebsanweisung und dokumentieren Sie die Unterweisung schriftlich.

Typische Fehler bei der Erstellung

Auch wenn Betriebsanweisungen inhaltlich klar geregelt sind, schleichen sich in der Praxis immer wieder Fehler ein, die zu Problemen bei Kontrollen oder im Ernstfall führen können. Häufige Fehler sind:

• Zu allgemeine oder unklare Formulierungen
  („Vorsicht beim Arbeiten“ statt: „Tragen Sie stets Schutzhandschuhe beim Umgang mit Lösungsmitteln.“)
• Fehlende Aktualisierung bei veränderten Bedingungen
  z. B. wenn ein neuer Stoff eingesetzt wird oder sich rechtliche Vorschriften ändern.
• Falsche oder fehlende Piktogramme
  z. B. veraltete Symbole nach alter Kennzeichnung statt CLP-konformer Symbole.
• Nicht lesbare oder zu technische Sprache
  Eine Betriebsanweisung richtet sich an alle Mitarbeitenden – sie muss leicht verständlich sein.
• Keine individuelle Anpassung an den konkreten Arbeitsplatz
  Vorlagen sind hilfreich, aber müssen immer angepasst werden.
• Keine oder fehlerhafte Unterweisung
  Eine Betriebsanweisung allein reicht nicht aus – sie muss auch geschult und dokumentiert werden.

Wann eine Betriebsanweisung aktualisiert werden muss

Betriebsanweisungen sind keine statischen Dokumente – sie müssen immer dann überarbeitet werden, wenn sich relevante Rahmenbedingungen ändern. Diese anlassbezogene Aktualisierung ist gesetzlich vorgeschrieben und dient der Sicherheit im laufenden Betrieb.

Typische Anlässe für eine Aktualisierung:

• neue Arbeitsmittel oder Gefahrstoffe eingeführt werden
• sich die Zusammensetzung eines Produkts ändert
• neue Erkenntnisse zu bestehenden Gefährdungen vorliegen
• Unfälle oder Beinaheunfälle auf Anpassungsbedarf hinweisen
• Arbeitsabläufe oder Strukturen verändert werden
• neue Schutzmaßnahmen (z. B. PSA) eingeführt werden
• eine Gefährdungsbeurteilung relevante Änderungen ergibt

Rechtliche Auslöser für eine Überarbeitung

• neue oder überarbeitete Sicherheitsdatenblätter
• geänderte CLP-Verordnung (z. B. neue Piktogramme oder Einstufungen)
• überarbeitete Technische Regeln (z. B. TRGS 555)
• Änderungen im Arbeitsschutzrecht oder in der Betriebssicherheitsverordnung

Betriebsinterne Veränderungen als Anlass:

• Einführung neuer Maschinen oder Verfahren
• Wechsel in Verantwortungsbereichen (z. B. neue SiFa)
• neue Mitarbeitergruppen mit speziellen Anforderungen (z. B. Jugendliche, Fremdfirmen)

Wichtig: Es gibt keine festen Fristen zur Überarbeitung – entscheidend ist immer der konkrete Anlass. Arbeitgeber müssen Änderungen aktiv im Blick behalten und Betriebsanweisungen entsprechend zeitnah anpassen.

Hilfreiche Tools und Vorlagen für Betriebsanweisungen

Gerade kleine und mittlere Unternehmen stehen bei der Erstellung rechtssicherer Betriebsanweisungen oft vor einer Herausforderung. Umso wichtiger sind praxistaugliche Vorlagen und digitale Tools, die dabei unterstützen – von der ersten Erstellung bis zur regelmäßigen Aktualisierung.

Muster-Betriebsanweisungen zum Download

Auf vorlagen.de finden Sie eine umfangreiche Auswahl an rechtssicheren, praxiserprobten Muster-Betriebsanweisungen für verschiedenste Arbeitsbereiche, Gefahrstoffe und Maschinen. Unsere Vorlagen:

• orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben (z. B. GefStoffV, BetrSichV, TRGS 555)
• enthalten vorgefertigte Textbausteine, Piktogramme und Warnhinweise
  bieten Platzhalter für individuelle Anpassungen
• eignen sich z. B. für Aceton, Ethanol, Winkelschleifer, Bohrmaschine, Lager, Werkstatt etc.

Tipp: Jede Vorlage sollte an die konkreten Bedingungen in Ihrem Betrieb angepasst werden. Unsere Vorlagen liefern dafür eine zuverlässige und zeitsparende Grundlage.

Weitere empfehlenswerte Hilfsmittel

Neben unseren Vorlagen gibt es auch offizielle und ergänzende Tools, die sinnvoll eingesetzt werden können:

• Berufsgenossenschaften (z. B. BG RCI, DGUV):
  Kostenlose Online-Generatoren, Muster und Handlungshilfen – besonders geeignet für Standardfälle.
• Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA):
  Technische Regeln und Empfehlungen zur Gestaltung von Betriebsanweisungen.
• Regionale IHKs oder Handwerkskammern:
  Beratung und teils ebenfalls kostenlose Mustervorlagen, besonders für KMU.

Für Unternehmen mit umfangreichem Gefahrstoffverzeichnis oder systematischem Arbeitsschutzmanagement kann sich der Einsatz spezialisierter Software lohnen. Zum Beispie vonl Quentic oder RISK-Project. Solche Systeme bieten u. a. automatische Updates bei Gesetzesänderungen, zentrale Verwaltung und einfache Integration in bestehende Prozesse.

Betriebsanweisungen als Teil der Unterweisung

Betriebsanweisungen erfüllen ihren Zweck nur dann vollständig, wenn sie den Beschäftigten verständlich vermittelt und praktisch angewendet werden – genau hier kommt die Unterweisung ins Spiel.

Gemäß § 12 Arbeitsschutzgesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, Mitarbeitende regelmäßig und anlassbezogen zu unterweisen, insbesondere bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen, Maschinen oder anderen Risiken. Die Betriebsanweisung dient dabei als zentrales Schulungsinstrument: Sie wird erklärt, mit Beispielen ergänzt und bietet Raum für Rückfragen.

Mehr dazu, wie Sie Ihre Unterweisung rechtssicher gestalten und welche Vorteile sie bringt, erfahren Sie in unserem Blogartikel: Unterweisung zum Arbeitsschutz – Ihre Pflichten und Vorteile

Fazit 

Betriebsanweisungen sind ein zentrales Element im betrieblichen Arbeitsschutz und mehr als nur ein Pflichtdokument. Sie sorgen für Klarheit, Sicherheit und strukturierte Abläufe im Umgang mit Gefahrstoffen, Maschinen oder anderen Risiken am Arbeitsplatz. Wer eine Betriebsanweisung selbst erstellen möchte, muss gesetzliche Vorgaben beachten, verständlich formulieren und den konkreten Arbeitsalltag im Blick haben.

Mit einem systematischen Vorgehen, passenden Vorlagen und ggf. unterstützender Software lässt sich diese Aufgabe auch ohne große Vorkenntnisse rechtssicher und praxisnah bewältigen. Entscheidend ist: Die Betriebsanweisung muss lebendig bleiben – durch regelmäßige Überprüfung, gezielte Unterweisung und konsequente Anwendung im Alltag.

Wer dies beherzigt, schützt nicht nur seine Mitarbeitenden, sondern sorgt auch für klare Zuständigkeiten, rechtliche Sicherheit und ein professionelles Auftreten gegenüber Behörden und Versicherungsträgern.

Vorlagen-Tipp